不知道大家在职场中有没有写作方面的苦恼？

职场写作是一项通用技能，无论你处于哪个行业，都需要用到写作。无论是发送电子邮件、撰写工作报告还是准备方案都需要良好的写作能力，此时屏幕面前已经有小伙伴皱起了眉头。

别担心！想一想如果你有n个逻辑清晰、写作能力优秀的下属，可以很好地处理这些秃头的写作任务呢？且效率极高、随时响应、任劳任怨、成本还低……

没错，就是AI小助手！

只是下属虽然优秀强大，但是想让他们很好地完成工作，需要我们给出正确的指令，否则就会交出精致且带毒的作业。

对标到AI场景，光是AI强大还不够，我们需要找到恰当的使用方法，让AI发挥最大功效。

在职场写作场景下，我们整理了一个万能的写作指令公式：

任务指令=角色+目标+背景+要求

简单解释下：

角色：你希望这个AI助手负责什么工作？比如一个会议纪要助手。

目标：明确需要AI助手做什么？比如完成一个会议记录的梳理总结。

背景：任务的相关背景信息，信息越多，AI助手完成得越好。

要求：需要AI助手以什么方式完成任务？比如使用中文、XX字以内、包含XXX、格式XXX、风格XXX……

这个公式其实就是让我们在给AI助手布置任务时，把意思尽可能地表达清楚。套用这个指令公式，基本可以满足大部分职场写作需求。

指令明确后，只需要等待AI助手输出就可以了，但是AI输出的内容不一定能够完美符合我们的要求，我们可以继续增加指令，直到实现一个可以交付的1.0版本，而我们只需要花很少的时间进行一些个性化的修改润色就行了。

以上就是使用AI小助手帮忙进行职场写作的流程啦，是不是非常简单！

接下来我们将聚焦在4个职场真实写作场景，利用指令公式进行实践。

每一个案例都会给出详细的操作步骤和指令，如果遇到类似的情况，可以用教程中的方法，甚至直接照搬指令，训练自己的AI助手。

接下来所有演示都会在ChatGPT上完成。建议在实际应用上，每个聊天窗口只做一类事情，比如写汇报的助手、邮件的助手、写方案的助手……这样各位助手会记得各自工作相关的个性化要求。

汇报总结

案例：把流水账日报变得结构清晰、语言简洁

先看下面的日报：

很明显，这份日报缺乏条理性。

针对日常工作的报告，目的是让读者能够快速了解工作进展和问题，需要把信息进行整理、筛选和归纳，使其结构清晰、语言简洁，易于阅读和理解。

下面我们用指令公式，交给AI助手看看效果吧！请看下面的案例操作：

你看，ChatGPT用它强大的总结提炼功能帮我们生成了一份逻辑清晰的日报，它更能放大我们的工作成果，最后进行一些润色修改就可以提交了。

会议纪要

案例：生成会议记录模板

ChatGPT可以根据我们提供的背景信息，比如会议主题、参与者列表等自动生成会议纪要的模板。

通过前面的实践，相信大家已经能很轻松地使用指令啦！

我们来看看它给出的答案：

可以看到，模板类的生成也是ChatGPT发散演绎功能的一种优秀体现。

邮件写作

处理工作邮件大家一定都不陌生，各种正式或者商务性的沟通，全靠邮件往来。

但是写邮件是非常耗脑力的事情，尤其对外的沟通，要考虑的因素非常多。

和汇报总结或者会议纪要相比，简直是“职场噩梦”。

如何破解噩梦呢？

依然可以召唤AI助手帮助我们，只是在这个场景下，我们要格外注意之前给到的通用公式中的“要求”部分，这是因为ChatGPT给出的答案质量很大程度上受到我们给到的信息的影响。

那么针对指令中的“要求”部分，我们再给出一个新的要求公式：

邮件通用要求=表达意思+专业礼貌+格式规范

无论是哪种类型的职场邮件，都需要注意这几点，再简单解释下就是：

简洁明了：避免不必要的废话，尽可能简洁明了地表达意思。

专业礼貌：使用合适的礼貌用语和敬语，尊重收件人的身份和地位。

格式规范：注意邮件的格式和排版，使用适当的字体、字号和间距。

案例：请求类邮件模板

看到这，有的小伙伴可能已经在脑海中写好指令了，比如：

“你是我的邮件助手，需要根据我的描述帮我写一篇请求类邮件。我是一名护士，需要给A医院B部门的C主任写一封邮件，请求发送D项目相关文件。要求语言简洁明了地表达意思；使用合适的礼貌用语和敬语，尊重收件人的身份和地位；注意邮件的格式和排版，使用适当的字体、字号和间距。”

我们看看ChatGPT的回答：

看起来稍作修改就可以用了，如果我把要求聚焦到邮件类别（请求类邮件），再增加一些特定的要求，会得到什么样的答案呢？

这封邮件更全面了！

现在我们完善一下职场邮件写作指令公式吧！

任务指令=角色+目标+背景+要求（邮件通用要求+邮件特定要求）

下面根据职场邮件的目的和内容进行了分类，此处举一反五，就不一一呈现案例啦！

职场邮件分类要求指令清单

1.请求类邮件：简要说明请求的原因和目的，提供所需信息的具体内容和格式要求，表达感谢并询问是否需要提供更多信息或材料，重申请求并提供联系方式。

2.通知类邮件：简要说明通知的原因和内容，提供具体信息和细节，强调任何需要注意的事项，表达感谢并提供联系方式。

3.邀请类邮件：简要介绍活动的原因、目的和内容，提供详细的时间、地点和活动日程，表达邀请者的期望和希望收件人参加，提供回复方式并询问是否需要更多信息。

4.回复类邮件：简要回顾对方的请求或问题，提供明确的答案或解决方案，给出详细的解释和说明，表达感谢并提供联系方式。

5.感谢类邮件：简要说明感谢的原因和具体的帮助或支持，表达真诚的感激之情和赞扬，重申感谢并表达对未来合作的期望，提供联系方式以便未来沟通。

6.抱怨、解释或道歉类邮件：简要说明抱怨、解释或道歉的原因和具体情况，表达真诚的歉意或理解，提供具体的解决方案或补救措施，重申歉意并提供联系方式以便未来沟通。

职场邮件写作这部分主打一个要求叠加，快去试试吧，相信一定能让帮助你生成好用的职场邮件！

另外前面提过在某一个聊天窗口只做一类事情，在邮件场景里这个好处就体现得更加明显啦！我们的一些个性化的习惯，例如称呼、常用语、落款……要求一次，你的邮件助手就能记住啦！

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